Factureren met TimeLog en GrandTotal

Iedere ondernemer krijgt er mee te maken: facturen versturen. Hier zijn vele handige programma’s voor te krijgen. In deze how-to kan je lezen hoe makkelijk factureren van uren gaat middels de programma’s TimeLog en GrandTotal voor de Mac.

Wat heb je allemaal nodig?

• Adresboek
• iCal
• TimeLog
• GrandTotal

TimeLog en GrandTotal maken handig gebruik van Adresboek en iCal. Zorg er dus voor dat je klantgegevens in Adresboek staan. Dit kan ook door bijvoorbeeld je Gmail contactpersonen te koppelen aan Adresboek. Daarnaast dien je in iCal een agenda aan te wijzen van waaruit TimeLog de facturabele uren haalt. Ik heb dat gedaan door een aparte agenda “Facturabele uren” aan te maken. Hierin noteer ik tot 5 minuten nauwkeurig hoeveel minuten ik bij een klant besteed heb.

Stel je bent vandaag van 9 uur tot 10 uur bij Demobedrijf BV op bezoek geweest. Je noteert het bezoek in de agenda “Facturabele uren”. Dat kan op verschillende manieren. Ik gebruik MobileMe en sync zo mijn iCal met mijn iPhone. Dit werkt ook als je via je telefoon je Gmail agenda kan bijwerken. Of misschien gewoon op je Mac in iCal. Als je met meerdere collega’s werkt, kan je zelfs in iCal abonnementen instellen.

Als je vervolgens op je Mac TimeLog opent zie je de facturabele uren verschijnen:

Het enige wat je nu nog moet doen is de uren aan de juiste klant en project te koppelen. Je kan bijvoorbeeld per klant een algemeen project (doorlopend zonder einddatum) maken, indien je niet op projectbasis werkt. Door te dubbelklikken op een urenregistratie krijg je de velden te zien en kan je de juiste waarden selecteren bij klant, project en categorie. Meer hoef je niet te doen in TimeLog. De uren staan klaar om gefactureerd te worden.

Vervolgens start je GrandTotal op. Je ziet meteen de uren, die je in Timelog als het ware goedgekeurd hebt, verschijnen:

Klik op “Factureer alles” of selecteer je uren en klik op “Factureer selectie” en je factuur wordt gegenereerd:

Mijn vaste klanten, waar ik wekelijks kom, krijgen eind van de maand een factuur voor de uren. In de regel kost me dit nog geen 5 minuten (inclusief in een envelop doen en frankeren). Voor de kosten hoef je het niet te laten. De bundel TimeLog/GrandTotal kost 59 euro!

Als je nog vragen hebt, laat een reactie achter of neem contact met me op via het contactformulier.