Iedere ondernemer krijgt er mee te maken: facturen versturen. Hier zijn vele handige programma’s voor te krijgen. In deze how-to kan je lezen hoe makkelijk factureren van uren gaat middels de programma’s TimeLog en GrandTotal voor de Mac.
Wat heb je allemaal nodig?
- Adresboek
- iCal
- TimeLog
- GrandTotal
TimeLog en GrandTotal maken handig gebruik van Adresboek en iCal. Zorg er dus voor dat je klantgegevens in Adresboek staan. Dit kan ook door bijvoorbeeld je Gmail contactpersonen te koppelen aan Adresboek. Daarnaast dien je in iCal een agenda aan te wijzen van waaruit TimeLog de facturabele uren haalt. Ik heb dat gedaan door een aparte agenda “Facturabele uren” aan te maken. Hierin noteer ik tot 5 minuten nauwkeurig hoeveel minuten ik bij een klant besteed heb.
Stel je bent vandaag van 9 uur tot 10 uur bij Demobedrijf BV op bezoek geweest. Je noteert het bezoek in de agenda “Facturabele uren”. Dat kan op verschillende manieren. Ik gebruik MobileMe en sync zo mijn iCal met mijn iPhone. Dit werkt ook als je via je telefoon je Gmail agenda kan bijwerken. Of misschien gewoon op je Mac in iCal. Als je met meerdere collega’s werkt, kan je zelfs in iCal abonnementen instellen.
Als je vervolgens op je Mac TimeLog opent zie je de facturabele uren verschijnen:
Het enige wat je nu nog moet doen is de uren aan de juiste klant en project te koppelen.
Je kan bijvoorbeeld per klant een algemeen project (doorlopend zonder einddatum) maken, indien je niet op projectbasis werkt. Door te dubbelklikken op een urenregistratie krijg je de velden te zien en kan je de juiste waarden selecteren bij klant, project en categorie. Meer hoef je niet te doen in TimeLog. De uren staan klaar om gefactureerd te worden.
Vervolgens start je GrandTotal op. Je ziet meteen de uren, die je in Timelog als het ware goedgekeurd hebt, verschijnen:
Klik op “Factureer alles” of selecteer je uren en klik op “Factureer selectie” en je factuur wordt gegenereerd:
Mijn vaste klanten, waar ik wekelijks kom, krijgen eind van de maand een factuur voor de uren. In de regel kost me dit nog geen 5 minuten (inclusief in een envelop doen en frankeren). Voor de kosten hoef je het niet te laten. De bundel TimeLog/GrandTotal kost 59 euro!
Als je nog vragen hebt, laat een reactie achter of neem contact met me op via het contactformulier.
heb dit altijd met filemaker gedaan.
Eindelijk mensen gevonden die deze programma’s gebruiken.
Zelf spraken ze me onmiddellijk aan.
Ik heb wel enkele probleempjes en ik denk dat ik veel meer met de software kan dan ik er nu uithaal.
Mag ik iemand van jullie contacteren ?
Vriendelijke groeten,
Ronny.
Je kan altijd een reactie via contactformulier achterlaten.
Bedankt Chantal.
Formulier ingevuld.
Ik lees dat jullie ervaring hebben met Grandtotal. Ik probeer zonet Grandtotal te openen, maar krijg een mededeling dat de database in gebruik is door Grandtotal.
Bijgevolg opent Grandtotal niet…
Weet ja wat ik hier aan kan doen?
Mac al opnieuw opgestart?
Ik probeer momenteel de demo-versie van TimeLog. Ik ben wel enthousiast! Maar ik twijfel of Filemaker handiger is? Filemaker ken ik (nog) niet, maar ik ben benieuwd welk programma jullie het handigst vinden.
Weet iemand of de gekochte versie van TimeLog uitgebreider is dan de demo-versie of exact hetzelfde?
Wat ik lastig vind is dat je niet direct kan invoeren “6,5 uur”. Je moet altijd exact begintijd en eindtijd invoeren. Zeker bij achteraf invoeren nogal bewerkelijk.
Dat je een afwijkend tarief aan kunt geven is superhandig, maar dat kan dan helaas alleen per klant en niet per project. Ik werk nu bv met een afwijkende uurprijs voor groot project van een bepaalde klant, maar andere projecten van deze klant zijn tegen normaal tarief en dan werkt het dus niet…
Iemand nog tips?
Joo,
Ik gebruik de koppeling met iCal. Dat werkt ideaal. Zie boven…
Hallo,
Ik heb de demoversie van grand total. Hier ben ik een beetje aan het testen. Is het mogelijk om op 1 factuur met twee verschillende BTW tarieven te werken en hoe stel ik dit in? Bestaat er nederlandstalige handleiding?
Alvast bedankt,
Kurt
Hoi Kurt,
Ja dit kan. Al hoewel ik het zelf niet gebruik, omdat ik alleen het hoge BTW tarief hanteer. Je kan dit doen door per regel op de factuur een BTW-code mee te geven. Over de verschillende subtotalen van de BTW-codes, rekent hij dan het BTW bedrag uit.
Hoi,
op de één of andere manier kan ik niks meer invoeren in de ‘lijst’ van mijn facturen. Geen nieuwe items, geen titels, niks uit de catalogus… Vreemd want daarnet werkte het wel nog, ik heb al zo’n veertig facturen gemaakt en tot nu toe ging alles goed… Weet jij wat er is fout gelopen?
(bij de plus en de min knopjes onderaan is ‘voeg toe’ grijs geworden, dus daar kan ik het ook niet aanklikken)
Ik zou het even vragen via de ingebouwde help functie bij de maker. Ik ben wat dat betreft ook maar een gebruiker.
Hi Chantal,
Heb relatiebeheerapplicatie in Filemaker pro 11 gemaakt, 9000 records uit Windows database geimporteerd, alles top, leve de Mac.
maar nu komt het: hoe gebruik ik deze data om met Grandtotal te factureren, is er een wiseguy die suggesties heeft. De Zwitserse ontwerper van Grandtotal weet het in ieder geval niet
Help
Ewoud, kan je exporteren van FileMaker Pro naar vcards? Dan kan je ze importeren in Adresboek en zo gebruiken in GrandTotal.
Hi Chantal,
Is fluitje van een cent, alleen de volgende bezwaren:
-exporteren gaat per record(9000 !) krijg dagelijks nieuwe
-in FMP heb ik per record 36 velden verspreid over 3 tables(relationeel gelinkt)
Het is databasetechnisch niet toegestaan met dubbele tables te werken, althans er onhandig
maar in ieder geval bedankt voor de tip!!
gr.E
p.s.heb jij idee waarin Grandtotaal ontwikkeld is , FMP?
Bestaat er ook iets als inkomsten/uitgaven en jaaroverzicht?
Hoi Robin,
In GrandTotal kan je diverse overzichten maken. Bv omzet per periode of betaalgedrag van je klanten. In TimeLog kan je per project ook extra uitgaven invoeren. Alhoewel ik die functie niet gebruik.
Ik wil graag het jaar 2010 afsluiten in TimeLog. Maar hoe?
Als je alles er altijd in laat staan is het na jaren niet meer overzichtelijk met al die projecten. Kun je het per (jaar)map indelen? Of moet ik dan alles van 2010 echt radicaal verwijderen? Niet handig lijkt me… ik ken de export functie, maar dat vind ik persoonlijk geen duidelijke archiveringstool.
Ik gebruik alleen TimeLog en (nog) geen GrandTotal, misschien dat dat nog uitmaakt?
Klopt in GrandTotal kan je op diverse manieren de omzet weergeven.
Ok. Maar ik bedoel eigenlijk: als ik mijn nieuwe jaar begin, kan ik dan alle projecten die nu in TimeLog staan (van 2010) zomaar verwijderen? Ik wil ze graag archiveren bv in een map ’2010′, zodat mijn hele TimeLog venster weer ‘leeg’ is. Het wordt anders zo onoverzichtelijk als ik de projecten van alle jaren er in laat staan. Ben benieuwd.
Hoi Chantal,
Kun je in FileMaker ook gebruik maken van 2 BTW tarieven op 1 factuur?
Geen idee. Ik gebruik FileMaker al heel lang niet meer.